春苗公益助学中心采购流程管理制度

为了提高机构采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足机构对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

一、需求提交管理 

需求人员领取并填写采购申请单。

1、请购单应按照要素填写完整、清晰；

2、办公用品及包材采购物料的请购应统一填写《物料申请表》；

3、其它涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，该清单的电子文档也需一并提交。

二、申请认可阶段管理 

（一）项目经办人人提出申请，办公室主任审核，审核通过后提交机构负责人。

（二）上报机构负责人或授权人员审批，审批同意后，进入询价阶段

遇机构经营、生活急需的物资，机构领导不在的情况，可以电话或其它形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。

三、询价搜索阶段管理 

（一）找供应商、询价 

1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；

2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他供应商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；     

3、收到供应单位第一次报价应向机构领导汇报情况，设定议价目标；

4、重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。

（二）机构负责人或授权人员审批

（三）签订合同 

大宗物品采购至少寻找3家或3家以上供应商询价，同质同量产品对比供应商报价并制作对比表。呈报机构负责人或授权人员审定，再与供应商签订合同，进入下一步采购阶段。

四、采购跟踪阶段管理

（一）采购、跟踪

（二）进货 

1、采购员与供应商签合同及合同备案，一式三份（采购部、供应商、财务部各执一份），采购人员填写《供应商资料表》和《新品录入资料表》；

2、采购部门随时跟踪采购物资的发货、到货时间、数量、种类、地点等信息，凡出现情况变化时应与有关各方及时沟通告知。

五、入库保管阶段管理

（一）验收

（二）入库      

1、按机构规定在采购到货单上由相关资质的人员签字验收。验收发现不合格品应不予入库，并及时通知供应商作退换货处理；      

2、凭收货单及入库单填写《付款申请审批单》，最终审批后由财务付款。

（三）跟踪 

由采购部对采购回的物料建立使用情况跟踪表，长期跟踪其质量，判断该品牌产品质量及该物料供应商的优劣，建立供应商评价体系和合格供方名录。